De weg van de bestelling

De directie of de leidinggevende neemt hier zelf het initiatief.

Stappenplan:

1. Omschrijf duidelijk wat je nodig hebt

• Bepaal wat je precies wil kopen of laten uitvoeren 
• Vermeld eventueel gewenste leveringstermijn, garantie, servicevoorwaarden, enz.
• Probeer op basis hiervan in te schatten wat de volledige kostprijs ongeveer zal zijn

2. Check of je voldoende budget hebt

• Indien nodig vraag je dit aan de Dienst Financiën
• Als je niet voldoende budget hebt, kan je de aankoop of herstelling niet uitvoeren. Je kunt altijd met de Dienst Financiën bekijken of je misschien binnen je begroting kunt schuiven (en dan een andere aankoop uitstellen of laten vallen).

3. Dubbelcheck of we hier toch geen raamovereenkomst voor hebben

• Zo ja, doe je bestelling binnen de raamovereenkomst
• Indien niet, dan kom je zelf in actie.

4. Ga na of je collega’s dit jaar soortgelijke aankopen of werken zullen doen

• Als dat zo is én de waarde van de opdracht wordt daardoor meer dan 30.000 EUR, dan meld je dit aan Cristel De Mol. Zij bekijkt dan in samenspraak met jullie hoe er een aanbesteding kan uitgeschreven worden.
• Als dat niet zo is, dan mag je prijzen opvragen

5. Vraag prijzen op (offertes via e-mail of prijsvergelijking via online shops of …)

• Kies minstens 3 leveranciers
• Je mag offertes vragen, maar ook prijzen van de website van de leverancier gebruiken
• Zorg dat de leveranciers dezelfde informatie krijgen en gelijk behandeld worden of waak erover dat je prijsvergelijking gebaseerd is op sterk gelijkende producten
• Hou de antwoorden op je offertevraag bij of maak printscreens van de producten en prijzen op de websites die je vergelijkt. Vergeet niet op de printscreens te noteren wanneer je ze hebt afgedrukt. Heb je 3 offertes gevraagd maar heeft er maar 1 iemand gereageerd, noteer dan op de andere “geen reactie”.

6. Maak je keuze en motiveer

• We kiezen altijd de goedkoopste optie. Bij sterk vergelijkbare prijzen kunnen extraatjes meespelen. 
• Voorbeeld: we hebben drie websites gevonden waar een hogedrukreiniger te koop staat. De prijzen verschillen nauwelijks. Eén webshop biedt echter ook heel wat gratis accessoires aan bij de hogedrukreiniger, een andere webshop zorgt voor gratis levering terwijl dit bij de andere betalend is. 
• Schrijf een korte motivatie waarin je je keuze toelicht: “We kiezen voor Firma XYZ vanwege de laagste prijs en de langere garantie / gratis levering / extra accessoires / .…”

7. Bezorg de factuur & de prijsvergelijking of de offertes aan de Dienst Financiën

• Stuur de factuur, samen met de offerte-mails (ook de niet-gekozen offertes) of de printscreens en de motivatie van je keuze in 1 document (pdf) naar de Dienst Financiën
• De Dienst Financiën slaat dit op in het boekhoudprogramma

De directie of de leidinggevende neemt hier zelf het initiatief.

Stappenplan:

1. Omschrijf duidelijk wat je nodig hebt

• Bepaal wat je precies wil kopen of laten uitvoeren 
• Vermeld eventueel gewenste leveringstermijn, garantie, servicevoorwaarden, enz.
• Probeer op basis hiervan in te schatten wat de volledige prijs ongeveer zal zijn

2. Check of je voldoende budget hebt

• Indien nodig vraag je dit aan de Dienst Financiën
• Als je niet voldoende budget hebt, kan je de aankoop of herstelling niet uitvoeren. Je kunt altijd met de Dienst Financiën bekijken of je misschien binnen je begroting kunt schuiven (en dan een andere aankoop uitstellen of laten vallen).

3. Dubbelcheck of we hier toch geen raamovereenkomst voor hebben

• Zo ja, doe je bestelling binnen de raamovereenkomst
• Indien niet, dan kom je zelf in actie.

4. Ga na of je collega’s dit jaar soortgelijke aankopen of werken zullen doen

• Als dat zo is én de waarde van de opdracht wordt daardoor meer dan 30.000 EUR, dan meld je dit aan Cristel De Mol. Zij bekijkt dan in samenspraak met jullie hoe er een aanbesteding kan uitgeschreven worden.
• Als dat niet zo is, dan mag je prijzen opvragen

5. Vraag prijzen op

• Kies minstens 3 leveranciers en vraag offertes op.
• Online prijsvergelijkingen via verschillende websites zijn hier niet meer toegelaten.
• Zorg dat de leveranciers of aannemers dezelfde informatie krijgen en gelijk behandeld worden 
• Hou de antwoorden op je offertevraag bij. Heb je 3 offertes gevraagd maar heeft er maar 1 iemand gereageerd, noteer dan op de andere “geen reactie”.

6. Maak je keuze en motiveer

• We kiezen altijd de goedkoopste optie. Bij sterk vergelijkbare prijzen kunnen extraatjes meespelen. 
• Voorbeeld: we hebben drie offertes gekregen voor de plaatsing van een automatische poort. De prijzen verschillen nauwelijks. Eén aannemer biedt echter ook aan om gedurende twee jaar gratis onderhoud aan de poort te doen, terwijl de anderen hier een uurprijs voor aanrekenen. Dan kan dit meespelen in de keuze. 
• Schrijf een korte motivatie waarin je je keuze toelicht: “We kiezen voor Firma XYZ vanwege de lage prijs en de langere garantie / gratis levering / gratis onderhoud gedurende twee jaar / .…”

7. Op het moment van de bestelling, mail je de bestelbon of de ondertekende offerte meteen naar bestelbonnen@sint-goedele.brussels.

8. Bezorg nadien de factuur, de verschillende offertes én de motivatie aan de Dienst Financiën

• Stuur de factuur, samen met de offerte-mails (ook de niet-gekozen offertes) en de motivatie van je keuze in 1 document (pdf) naar de Dienst Financiën
• De Dienst Financiën slaat dit op in het boekhoudprogramma

Dit soort aankopen, werken of herstellingen gebeurt in overleg met de Algemeen Directeur.

Stappenplan:

1. Omschrijf duidelijk wat je nodig hebt

• Bepaal wat je precies wil kopen of laten uitvoeren 
• Vermeld eventueel gewenste leveringstermijn, garantie, servicevoorwaarden, enz.
• Probeer op basis hiervan in te schatten wat de volledige prijs ongeveer zal zijn. Raam je dat de kostprijs boven dan 30.000 EUR zal uitkomen, dan meld je dit aan Cristel De Mol. Zij bekijkt dan in samenspraak met jullie hoe er een aanbesteding kan uitgeschreven worden.

2. Leg het bedrag voor aan de Dienst Financiën

• De Dienst Financiën moet expliciet bevestigen dat er voldoende budget voorzien is
• Als je niet voldoende budget hebt, kan je de aankoop of herstelling niet uitvoeren. Je kunt altijd met de Dienst Financiën bekijken of je misschien binnen je begroting kunt schuiven (en dan een andere aankoop uitstellen of laten vallen).

3. Dubbelcheck of we hier toch geen raamovereenkomst voor hebben

• Zo ja, doe je bestelling binnen de raamovereenkomst
• Indien niet, dan kom je zelf in actie.

4. Ga na of je collega’s dit jaar soortgelijke aankopen of werken zullen doen

• Als dat zo is én de waarde van de opdracht wordt daardoor meer dan 30.000 EUR, dan meld je dit aan Cristel De Mol. Zij bekijkt dan in samenspraak met jullie hoe er een aanbesteding kan uitgeschreven worden.
• Als dat niet zo is, dan mag je prijzen opvragen

5. Vraag prijzen op

• Kies minstens 3 leveranciers en vraag offertes op.
• Online prijsvergelijkingen via verschillende websites zijn hier niet meer toegelaten.
• Zorg dat de leveranciers dezelfde informatie krijgen en gelijk behandeld worden
• Hou de antwoorden op je offertevraag bij. Heb je 3 offertes gevraagd maar heeft er maar 1 iemand gereageerd, noteer dan op de andere “geen reactie”.

6. Maak je keuze en motiveer

• We kiezen altijd de goedkoopste optie. Bij sterk vergelijkbare prijzen kunnen extraatjes meespelen. 
• Voorbeeld: we hebben drie offertes gekregen voor de plaatsing van een automatische poort. De prijzen verschillen nauwelijks. Eén aannemer biedt echter ook aan om gedurende twee jaar gratis onderhoud aan de poort te doen, terwijl de anderen hier een uurprijs voor aanrekenen. Dan kan dit meespelen in de keuze. 
• Schrijf een korte motivatie waarin je je keuze toelicht: “We kiezen voor Firma XYZ vanwege de lage prijs en de langere garantie / gratis levering / gratis onderhoud gedurende twee jaar / .…”

7. Op het moment van de bestelling, mail je de bestelbon of de ondertekende offerte meteen naar bestelbonnen@sint-goedele.brussels.

8. Bezorg nadien de factuur, de verschillende offertes én de motivatie aan de Dienst Financiën

• Stuur de factuur, samen met de offerte-mails (ook de niet-gekozen offertes) en de motivatie van je keuze in 1 document (pdf) naar de Dienst Financiën
• De Dienst Financiën slaat dit op in het boekhoudprogramma

Dit soort aankopen, werken of herstellingen gebeurt in overleg met de Algemeen Directeur.

Stappenplan:

1. Aanbesteding

• Hier moeten we een aanbesteding voor uitschrijven. Contacteer daarvoor Cristel De Mol. Zij bekijkt dan in samenspraak met jullie hoe er een aanbesteding kan uitgeschreven worden.