De wet op de overheidsopdrachten

Vanaf de eerste cent die je wil uitgeven. Er zijn wel verschillende manieren waarop je dit kan doen (prijsvergelijking, offertes opvragen, aanbesteding uitschrijven, …). De hoogte van het bedrag dat je gaat besteden, bepaalt hoe licht of hoe zwaar de manier is die je moet volgen.

Voorbeeld 1 – Beperkte eenmalige aankoop bv. een tuinslang, één picknicktafel

Je doet een prijsvergelijking door bv. 3 winkels te bezoeken, 3 webshops te checken, … Let erop dat je dezelfde zaken met elkaar vergelijkt! In het geval van de tuinslang zoek je dus prijzen van tuinslangen die even lang zijn, in het geval van de picknicktafel moeten de materialen en de afmetingen vergelijkbaar zijn. Je kiest de goedkoopste leverancier.

Je zorgt voor een bewijs van je prijsvergelijking bij (screenshots of foto’s + datum van het moment dat je het screenshot of de foto genomen hebt), noteert daarbij “Gekozen voor Firma X op basis van de laagste totaalprijs” en voegt dit alles toe aan je factuur als je die aan de financiële dienst bezorgt. Zij slaan dit mee op in het boekhoudprogramma zodat er bij controle altijd een bewijs getoond kan worden.

Voorbeeld 2 – Middelgrote opdracht bv. nieuwe speelgoedtoestellen voor de buitenruimte 

Je vraagt minstens 3 offertes op bij verschillende leveranciers. Je formuleert je vraag zo helder mogelijk, stuurt iedereen dezelfde vraag en geeft iedereen evenveel tijd om te reageren. Je kiest de goedkoopste leverancier. 

Je houdt het bewijs van je offerte-vraag bij (ingediende offerte of kopie van je offertevraag + vermelding “geen reactie”), noteert daarbij “Gekozen voor Firma X op basis van de laagste totaalprijs” en voegt dit alles toe aan je factuur als je die aan de financiële dienst bezorgt. Zij slaan dit mee op in het boekhoudprogramma zodat er bij controle altijd een bewijs getoond kan worden.

Voorbeeld 3 – Grote opdracht bv. Leveren van schoolmaaltijden voor de volgende 3 jaar

Hiervoor moet een aanbesteding gepubliceerd worden via het e-procurementplatform. Dit doe je niet zelf, dit wordt door de ondersteunende diensten opgevolgd.

Nee, dat hoeft niet. Het is voldoende om drie offertes aan te vragen. Je hoeft geen drie antwoorden te ontvangen voor je een beslissing kan nemen. Bij een controle moet je wel kunnen bewijzen dat je drie offertes hebt gevraagd.

Je moet daarbij de verschillende leveranciers of aannemers op een gelijke manier behandelen: de vraag moet voor iedereen dezelfde zijn en ze moeten ook dezelfde informatie krijgen. Het is daarbij nuttig een datum te vermelden tegen wanneer je een reactie wil.

Het moeten ook drie echte offerte-aanvragen zijn:

– telkens opnieuw prijs vragen bij een firma die nog nooit gereageerd heeft;
– voor een klein werkje prijs vragen bij een aannemer die erg ver van je instelling ligt;
– prijs vragen bij een firma die niet maakt wat je wil kopen; 
– …
zijn dan ook niet toegelaten.

Nee, dat hoeft niet. Het opvragen van de offertes is geen aankoopverplichting. Het kan zijn dat de prijzen die je ontvangt, allemaal te hoog zijn voor je budget. In dat geval kan je perfect beslissen om de aankoop of de werken niet te doen.

Je kan ook beslissen om een nieuwe offertevraag uit te sturen, waarbij je bv. je eisen wat minder hoog stelt.

Nee, dat mag niet. Als je drie offertes aanvraagt, moet je ook effectief kiezen uit de leveranciers die hebben gereageerd. Anders respecteer je de wet op de overheidsopdrachten niet. Als je toch kiest voor de winkel die geen offerte indiende, geef je die partij een onwettig voordeel.

Het opsplitsen van opdrachten (ook wel “saucissoneren” genoemd) is verboden binnen de wet op de overheidsopdrachten. Een opdrachtgever mag een grote opdracht niet kunstmatig opdelen in kleinere stukken om onder de drempelbedragen te blijven en zo de aanbestedingsregels te ontwijken.

Voorbeeld – Een school wil voor 60.000 EUR aan nieuw meubilair aankopen.

Om geen brede aanbesteding via het elektronisch platform van de overheid te moeten doen, plaatst men in januari een bestelling van 20.000 EUR, in april nog eens en in september opnieuw, allemaal voor gelijkaardig meubilair.

Dit is saucissoneren: de bestellingen vormen samen één opdracht en hadden dus samen aanbesteed moeten worden. 

Bereken dus op voorhand de totale geraamde waarde van wat je nodig hebt over de volledige periode. Pas de juiste procedure toe volgens het geraamde bedrag (prijsvergelijking, offerteaanvraag, aanbesteding…).

Opgelet: de overheid bekijkt ons als één organisatie. Als een aantal kinderdagverblijven of scholen gelijkaardige aankopen doen, dan moeten die dus samen bekeken worden om te bepalen welke procedure er gebruikt moet worden. Vraag je dus telkens af of de kans bestaat dat sommige van je collega’s dit jaar ook dergelijke bestellingen zouden doen. Bij twijfel, koppel je best terug naar de dienst financiën.

Dat mag soms maar meestal niet.

Wanneer mag het?

• als de offertes een geldigheidsduur vermelden en je nieuwe aankoop valt binnen deze periode, dan mag je dezelfde offertes gebruiken.
• Je vraagt wel best een korte herbevestiging per mail aan de aannemer of de leverancier (enkel aan de gekozen aannemer of leverancier). De herbevestiging is enkel geldig als er niets aan de prijs of de voorwaarden is veranderd.
• Als je door de bijbestelling de drempel van 30.000 EUR overschrijdt, dan kan het sowieso niet. Let er op dat deze drempel geldt voor alle dergelijke bestellingen van de vzw. Denk je of weet je dat een van je collega’s een soortgelijke bestelling heeft gedaan of wil doen, waardoor de grens van 30.000 EUR in zicht komt, neem dan zeker contact met de financiële dienst.

Wanneer mag het niet?

• als de offertes vervallen zijn (of geen geldigheidsdatum vermelden)
• Als de aannemer of leverancier op je vraag naar herbevestiging een hogere prijs wil aanrekenen
• Als je door de bijbestelling de drempel van 30.000 EUR overschrijdt 

Er zit dan niets anders op dan opnieuw een offerte-aanvraag te doen of, in het geval we de drempel van 30.000 EUR overschrijden, een aanbesteding te publiceren.

Eigenlijk niet. 

Een bestelling mag niet op maat gemaakt zijn van één leverancier. Je mag dus wel meegeven dat je een blauwe stoel wil met 4 poten maar je mag je bestelling niet zo nauw omschrijven dat er maar één leverancier het item zou kunnen leveren. Als je de blauwe GÜDÜLE-stoel alleen te pakken kan krijgen in de winkel BRUNÖ, dan sluit je eerlijke concurrentie uit en dat mag niet.

In heel specifieke gevallen kan het wel.

Je hebt bv. in de refter een bepaalde decoratieve wandtegel en daar zijn er enkele stuk van gegaan. Dan hoef je niet eender welke tegel te kopen om de kapotte tegels te vervangen maar mag je specifiek dezelfde tegel aanschaffen, zelfs al is er maar één winkel die die verkoopt.

Dat kan. 

De wet op de overheidsopdrachten bepaalt niet dat je enkel op de prijs mag kiezen. Als je je keuze voor het Louvre zou motiveren als “We kiezen voor het Louvre omdat ze over heel wat kunstwerken beschikken die aan bod komen in het leerplan geschiedenis van de derde graad en omdat we in Parijs nergens zoveel kunstwerken uit deze periode samen kunnen bezichten”, dan is dat een objectieve en inhoudelijk verantwoorde motivering (als het waar is). Je hoeft dan niet met andere musea te vergelijken.

Deze redenering gaat niet op voor bv. een binnenspeeltuin of een jeugdherberg. Stel dat je op schoolreis een binnenspeeltuin wil bezoeken of in een jeugdherberg wil logeren en in de stad waar je bent, zijn er toevallig meerdere binnenspeeltuinen en jeugdherbergen, dan zal je een objectieve vergelijking tussen de verschillende aanbieders moeten maken.

Zaken als “leuker”, “mooier” of “gezelliger”, … mogen geen rol spelen omdat ze subjectief, niet meetbaar en niet controleerbaar zijn.

Een raamovereenkomst is een langlopende afspraak (meestal 4 jaar) met één of meerdere leveranciers, dienstverleners of aannemers waarbij je op voorhand prijzen en voorwaarden voor bepaalde producten, diensten of werken vastlegt zonder dat je meteen bestelt. Je plaatst pas bestellingen wanneer je ze effectief nodig hebt, binnen de geldigheidsduur van de overeenkomst.

Raamovereenkomsten vallen onder de wet op de overheidsopdrachten en zijn een erkende manier om terugkerende aankopen wettelijk correct te organiseren, zonder telkens een nieuwe aanbesteding te moeten doen of offertes te moeten aanvragen. Dit is meteen ook het grootste voordeel van het afsluiten van een raamcontract. 

Dat maakt dat we sneller kunnen werken, dat we in orde zijn met de wet op de overheidsopdrachten en dat we vaak (helaas niet altijd) ook nog betere prijzen krijgen. 

Dat betekent wel dat het dus niet toegelaten is de dingen waarvoor we een raamovereenkomst hebben afgesloten nog bij andere leveranciers, dienstverleners of aannemers te bestellen zolang de overeenkomst loopt.

Saucissoneren is het kunstmatig opsplitsen van opdrachten om zo de wet op de overheidsopdrachten te omzeilen. Het is dan ook verboden. Een opdrachtgever mag een grote opdracht niet kunstmatig opdelen in kleinere stukken om onder de drempelbedragen te blijven en zo de aanbestedingsregels te ontwijken.

Voorbeeld – Een school wil voor 60.000 EUR aan nieuw meubilair aankopen.

Om geen brede aanbesteding via het elektronisch platform van de overheid te moeten doen, plaatst men in januari een bestelling van 20.000 EUR, in april nog eens en in september opnieuw, allemaal voor gelijkaardig meubilair.

Dit is saucissoneren: de bestellingen vormen samen één opdracht en hadden dus samen aanbesteed moeten worden. 

Bereken dus op voorhand de totale geraamde waarde van wat je nodig hebt over de volledige periode. Pas de juiste procedure toe volgens het geraamde bedrag (prijsvergelijking, offerteaanvraag, aanbesteding…).

Opgelet: de overheid bekijkt ons als één organisatie. Als een aantal kinderdagverblijven of scholen gelijkaardige aankopen doen, dan moeten die dus samen bekeken worden om te bepalen welke procedure er gebruikt moet worden. Vraag je dus telkens af of de kans bestaat dat sommige van je collega’s dit jaar ook dergelijke bestellingen zouden doen. Bij twijfel, koppel je best terug naar de dienst financiën.